Phần mềm giải pháp số hóa dữ liệu điện tử Doc Easy

Phần mềm giải pháp số hóa dữ liệu điện tử Doc Easy

 Giới thiệu tổng quan

Ở hầu hết các tổ chức, cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp công tác số hóa và lưu trữ điện tử là nghiệp vụ không thể thiếu và mang tính bắt buộc. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, công tác lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, mọi tài liệu đều được quản lý thống nhất theo quy trình.

Phần mềm số hóa kho dữ liệu điện tử – Doc Easy là giải pháp được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web tiên tiến, thiết kế theo kiến trúc hướng dịch vụ SOA cho phép khả năng mở rộng không hạn chế cũng như tích hợp dễ dàng với các hệ thống thông tin khác của tổ chức.

Doc Easy được tích hợp thêm trí tuệ nhân tạo (AI- Artificial Intelligence) nhằm nhận dạng tài liệu scan, và bóc tách dữ liệu theo yêu cầu.

Tính năng giải pháp

Dịch vụ số hóa dữ liệu: Đối với các tài liệu, hồ sơ dạng giấy Doc Easy có dịch vụ Chụp quét, Ảnh hóa, và chuyển đổi dữ liệu. Các hệ thống có thể được thực hiện để bảo đảm rằng tất cả các bản in giấy đến hệ thống số hóa dữ liệu của Doc Easy đều lập tức được chụp và chuyển thành dữ liệu điện tử (dạng text). Dữ liệu này sau đó có thể được lưu trên bất cứ thiết bị lưu trữ truyền thông nào khách hàng muốn.

Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu: Doc Easy cung cấp dịch vụ Chuyển đổi dữ liệu bằng cách sử dụng phần mềm Nhận dạng ký tự thông minh và Quang học (OCR và ICR) trong quá trình chụp và quét, hình ảnh có thể được chuyển thành dữ liệu có ý nghĩa, chính xác nội dung.

Dịch vụ đọc dữ liệu chuyên ngành: Doc Easy tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để nhận dạng và đọc dữ liệu theo từng cấu trúc chuyên ngành khác nhau

Phân loại và chia sẻ dữ liệu: Doc Easy cung cấp giải pháp phân loại dữ liệu ra từng lĩnh vực, đặc thù riêng và có tích hợp giải pháp chia sẻ dữ liệu cho các tổ chức, đơn vị khác khai thác khi cần.

Quản lý tài liệu: cung cấp đầy đủ công cụ và năng lực để quản lý toàn bộ tài liệu & hồ sơ trong tổ chức, đáp ứng cho nhu cầu hoạt động của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh. Cụ thể:

• Giúp phân loại tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt. Với việc sắp xếp, quản lý tài liệu khoa học như vậy, chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm một bộ tài liệu bất kỳ theo năm và theo trạng thái.
• Thiết lập một hệ thống duy nhất để quản lý tài liệu và hồ sơ xuyên suốt cả tổ chức, hình thành các thư viện dữ liệu chứa tài liệu điện tử và cả tài liệu giấy (đã được scan và lập chỉ mục).
• Đáp ứng các tiêu chuẩn về kiểm soát tài liệu và hồ sơ – một trong các yêu cầu cơ bản của tất cả các hệ thống quản lý ISO (Chất Lượng, Môi trường, An ninh thông tin…).
• Tuân thủ đúng quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Cải thiện phương thức lưu trữ và chia sẻ tài liệu – thay cho việc lưu trữ trên máy tính cá nhân, ổ đĩa chia sẻ (shared drives) và chia sẻ bằng email.
• Đảm bảo mức độ bảo mật cho tài liệu và hồ sơ tuân thủ đúng quy định của tổ chức. Hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin.

Tiện ích: cung cấp công cụ chỉnh sửa/thiết kế cho phép người dùng không có hiểu biết sâu về kỹ thuật (non-technical) có thể sử dụng được, đảm bảo chất lượng scan, hỗ trợ nhiều loại máy scanner, hỗ trợ công cụ phát triển các luồng xử lý nghiệp vụ mới, cho phép hỗ trợ các chuẩn đầu vào khác nhau.

 Quy trình thực hiện số hóa dữ liệu

 Bước 1: Tập hợp dữ liệu cần số hóa nội dung dạng bản in

Bước 2: Chỉnh sửa và tạo thành các tệp hồ sơ cần số hóa theo quy định

Bước 3: Thông qua thiết bị điện tử chuyên dụng (máy scan, …) thực hiện chuyển đổi dữ liệu bản in thành định dạng ảnh (jpg) hoặc pdf.

Bước 4: Xử lý dữ liệu thông qua hệ thống phần mềm chuyên dụng sử dụng công nghệ đọc dữ liệu (OCR – ICR và AI) và số hóa dữ liệu thành định dạng có thể khai thác, chỉnh sửa.

Bước 5: Hệ thống tự động tác dữ liệu và đưa vào hệ thống lưu trữ

Bước 6: Thông qua hệ thống phần mềm có thể quản lý dữ liệu số hóa và chia sẻ dữ liệu theo quy định

 Công nghệ nhận dạng trích xuất thông tin tự động

• Quy trình xử lý nhận dạng dữ liệu

 Diễn giải:

• Tài liệu được scan, chụp ảnh đưa vào hệ thống số hóa (OCR –ICR, AI) dưới định dạng .jpg, .pdf
• Tiền xử lý ảnh: Nhiệm vụ của bước này là nhằm chuyển đổi không gian màu, khử nhiễu, cân bằng sáng… từ những khung hình thu được thông qua hệ thống nhằm chuẩn bị dữ liệu tốt, phù hợp tùy theo yêu cầu của các thuật toán xử lý ở mức cao hơn.
• Trích xuất vùng dữ liệu: Tại bước này, hệ thống tiến hành phát hiện ra vùng chứa dữ liệu. Đây là bước khó khăn nhất, nó quyết định tới toàn bộ kết quả mà chúng ta thu được ở các bước sau. Để phát hiện được dữ liệu chữ có nhiều cách tiếp cận khác nhau, như dùng phương pháp khớp mẫu, mạng neuron… cách đơn giản hơn ở đây là dùng phương pháp hình học, dựa trên tỉ lệ kích thước chiều dài/chiều rộng, tỉ lệ pixel đen/trắng…
• Nhận dạng ký tự: Ở bước này công nghệ OCR – ICR sẽ nhận đầu vào là các ảnh có kí tự riêng rẽ, sau đó xử lý hình ảnh và trích xuất ra kí tự văn bản tương ứng.

Phạm vi ứng dụng:

• Nhận dạng văn bản hành chính 
• Nhận dạng thông tin từ sổ đỏ, giấy chứng nhận, giấy xác nhận, …